物资采购管理办法

除了必要的能力，采购员还要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并将其加入管理中不断改进。在不影响企业正常生产的情况下，降低采购成本。下面，我给你准备了一个关于物资采购管理的模型。欢迎阅读。

第一

为加强内部管理和控制，规范采购行为，保障生产经营活动正常进行，最大限度降低采购成本，制定本办法。

第二

本办法适用于公司所有物资材料的采购，公司控股子公司参照执行。

文章

采购流程和职责分工

一、采购流程:

1.生产部根据设备情况制定月度、季度和年度生产计划，包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)的月度和季度消耗总量。)、单位产品的材料消耗和原辅材料的安全库存，经主管副总经理和总经理批准后实施。

2.采购部根据生产计划、单耗、安全库存、实时库存、采购周期、供需情况定期编制原辅材料采购计划，经主管生产副总经理审核、总经理批准、董事长批准后询价；办公用品由需求部门申请，综合管理部负责统一采购。其他材料的采购，包括修理用备件、机器设备、办公设备、家具、低值易耗品等，由需求部门提出申请，采购部门负责采购。

3.采购审批权限:公司原辅材料采购计划由主管生产的副总经理审核，总经理批准，董事长批准；其他物项的采购计划或采购申请由需求部门提出申请，经财务总监审核、总经理批准、董事长批准后实施；大宗机器设备等巨额采购需报公司董事会批准后实施。

4.采购人员进行询价、谈判和对比分析以获得批准。原辅材料、修理用零配件、机器设备、办公设备、家具、低值易耗品的定价，在采购前必须经过公司材料价格监控组的审核批准。

5、成立材料采购监控小组。材料检验组的职责:参与公司供应商的选择；负责审批公司的外购材料价格等。审计小组由董事长领导，由四名成员组成:总经理、副总经理和财务总监。供应商评价采用现场检查和资格审查相结合的方式，但参加现场检查的人员和参加资格审查的人员不得重复；供应商评审采用相对无记名投票方式，主席一人两票，其余一人一票，均为五票，少数服从多数。只有监督小组批准的采购价格才能执行。

6.定期或即时签订购销合同，采购人员每日联系交货时间、交货数量、交货地点。

7、仓库收货，品控人员现场检查。

二、职责分工:

1.销售部负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修订；

2.生产部负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修订；

3.采购部负责公司所有物料和材料的采购，同时根据生产计划、交货期、实际库存数量和安全库存，定期或适时申请采购；

4.质管部负责采购货物的质量参数和进货的质量检验；

5.财务部负责审核采购流程、购销合同和文件，以及相关资金的安排；

6.仓库负责货物的数量验收、发放和实时库存数量反馈；

7.总经理或主管副总经理负责签署和批准采购申请和购销合同，包括采购主材、修理备件、办公设备、低值易耗品等物资的供应商的选择和联系；

8.董事长负责机器设备、不动产购买、无形资产转让等非经常性物资采购的联系和合同签订。

第四条一般物资、材料和备件的库存量不得超过3个月的最高消耗量。

第五条供应商评价控制程序

1，主要材料的含义

主材是指构成产品主体，在不影响产品性能的情况下，产品之间可以分隔的材料，主要包括玻璃。

玻璃、铝框、接线盒、EVA等。，辅料是主料以外的材料；

2.供应商评估

2.1.采购部根据同类物资的无差别控制要求，结合物资质量、价格、交货期的比较，选择合格的供方，并填写《供方选择评价记录表》。在无差异或差异可控的基础上，同类物资的供应应尽可能选择几家合格的供应商。经采购部、审核组等相关机构审核通过后，将其录入《合格供应商名录》。

2.2.通常，在评估供应商时可以考虑以下因素:

a、供应商的供货质量、价格和付款条件、售后服务、历史业绩等。

b、质量保证能力，即质量控制体系；

c、行业测评、第三方认证等。；

d、满足法律法规的要求。采购产品涉及强制性认证的，应有相关认证证书、质量证明等。

2.3.对于第一次供货的供应商，除了提供足够的背景证明材料外，还需要进行样品测试。

批量试用，合格后方可供货；

A.新供应商根据相关要求提供少量材料；

B.提交生产车间试用，填写《供应商评价记录表》相关栏目，并将结果反馈给采购部；

C.如果小批量货物未能通过验证或试验，其供货资格将被取消。小批量试销合格者，必要时试销合格者，经总经理批准后，列入合格供方名单。

3.供应商的日常管理

3.1.采购部门要跟踪供应商的供货业绩，并及时与品控部门沟通。供应商产品出现严重质量问题的，采购部应及时向供应商发出《限期整改通知书》限期整改，如发两次？注意到吗？但是，如果质量没有显著提高，则取消供应商资格。

3.2.采购部每年至少两次对合格供应商进行跟踪和再评价，并填写《供应商评分表》。评价时，质量分数占50%，交付分数占10%，价格和售后服务占40%。评定标准为:一年内平均质量合格率达到98%以上的，给予满分，每降低一个百分点扣5分，但质量得分不得低于35分；按时发货的给满分，经常及时发货的给5分以内；如果在同等质量的基础上价格是行业最低的，给35分以上。总分不得低于80分；低于80分或质量得分低于35分的，取消其合格供应商资格；因特殊情况需保留时，应报总经理批准，但应加强其检查或验证。

3.3.采购人员应与供应商保持及时沟通。当供方的供应变化将影响认证产品的一致性时，采购部门应采取相关措施，确保该变化符合认证法规的要求。

第六条供应商的选择所有货物采购供应商的采购部必须建立与同类供应商相似的背景资料档案。

为货物采购准备至少两个或两个以上的供应商，确保供货渠道畅通，并从合格供应商名单中选择最佳供应商；

第七条价格确认

1.对于批准的材料，采购人员应注意分析和收集信息，以尽可能降低采购成本。其他部门人员应尽可能向采购方提供相关信息以供参考；

2.最新采购货物或供应商的供货价格必须提交物资采购监督小组审议，经批准后方可实施。经批准的物资采购价格通知提高时，必须附涨价原因，采购部门必须报物资采购监控组审议，经批准后方可实施；

第八条询价、比价和投标

1.根据物资采购需求，采购人员应选择至少三家合格供应商进行询价，询价内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价有效期、交货期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同)等。

2.采购部收到供应商反馈信息后，分别对品种、规格、数量、质量、价格、交货期、售后服务等进行比较分析，选择合格的供应商进行投标和公开招标；

3.物资采购监督组的价格评审过程是严肃的，评审的方法是评标打分制。评审地点必须是公司注册地，评审依据是供应商提交的标书或报价。

第9条采购的实施

1，采购人员收到批准了吗？请购单？之后要进一步和供应商接触，就质量、价格、后续服务等进行正式谈判。对于大额或批量采购，要去供应商的生产工厂实际考察，充分了解供应商的信誉、供货能力和现货质量，向对方明确订货意向。

2.在与供应商就采购操作所需的所有条款达成一致后，采购方应准备四份相应的销售合同，在授权签字盖章后生效。供应商保留两份，买方保留两份，一份采购部，一份财务部。合同至少应明确以下条款:

2.1.供应商信息:包括名称、地址、联系人和联系方式；

2.2.采购物资的详细说明:包括产品名称、型号、规格等。，如有超出标准的特殊要求，需特别注明；

2.3.订单购买的数量/重量:单位包装数量/重量；包装数量；

2.4.价格:单价、总价、合同总金额、定金或预付款。

2.5.交货日期:分批交货时，应明确每批交货时间和数量。

2.6.付款方式

2.7.所需质量证明材料(检验单、质量保证单、出厂合格证、检测报告等。).

2.8.质量保证条款:出现质量问题的退货或其他处理方式。

2.9、运输方式和销售发票要求。

3.对于分批发货的货物，采购员会根据实际需求发出发货通知，由采购部经理审核，加盖公章后由采购员通知供应商发货。

采购人员应跟踪和控制物料和材料的交付，并及时跟踪供应商的交货进度。

4.交货前，要求供应商在其？送货单？在上面注明？采购订单编号？然后呢。包装方式？，用于接受确认。5.采购部接到生产部紧急采购案件时，应立即询价议价，并指定专人按采购程序快速处理。

6.舞台控制与交流？

6.1.采购过程分为四个阶段:请购、询价、订货和交货，采购部门要协调和控制采购作业各阶段的进度。

6.2.如果采购员未能按照既定的进度完成作业，应将异常情况反馈给主管上级，说明异常原因和预定完成日期，以便制定对策。

7.采购运作模式除了一般的采购运作模式外，采购部还可以根据物料的使用情况和采购特点，选择以下最有利的方式之一进行采购:？

7.1.集中计划采购:凡同性材料、物料可按集中采购计划交付的，可审批物料项，并通知生产部等部门按计划申请采购，由采购部定期进行集中采购。

7.2.长期报价采购:大宗材料和使用频率高、数量大的材料，应提前选定生产厂家，协商长期供货价格。审批通过后，通知各部门按要求提出请购计划。

8.退货

不合格物料需要退货时，仓库要开具红字？材料收据？还是拒绝入库，并将相关情况书面通知采购人员？材料检验报告？，采购应及时与供应商沟通，进行后续处理。

第10条货物的接收和支付

1.供应商发货时，采购部通知仓库，清点或称重实物，并核对随货同行的相关单据。核对实物与请购单或采购合同内容一致后，仓库在入库单上签字，库管员签字确认。如有不符，将通知采购部共同处理。？

2.质量管理部将派人对有质量参数要求的材料进行验收。验收后，仓库开具收据，品管人员和库管人员必须签字确认。？

第十一条支付和结算

1.采购款必须由财务部按照采购合同约定的时间和方式统一支付。

2.付款申请由采购方提交，提交的内容包括:送货单、收货单据、对方开具的发票、检验报告等。付款申请应严格按照相关合同要求进行，并应优先考虑。付款申请应注明交货日期、发票日期、预付款、已付金额、余额等。按照审批权限，相关负责人签字后才能办理付款手续。

3.只有在以下情况下，采购人员才能通过贷款或预付款进行直接付款:

3.1，紧急采购且未及时办理财务付款手续；

3.2.当从其他地方采购且供应商要求立即付款时；

3.3.现场调试期间临时急需材料采购；

3.4.1000元以下零星购买。

第十二条进度控制和异常反馈？

1.采购部应注意合同或协议的到货时间要求，掌握到货进度。？

2.采购人员发现供应商交货期延迟时，应主动联系供应商催货，并通知生产部协调处理异常原因及对策。？

第十三条质量评估？

关注公司消耗的材料和物料的质量，根据使用效果对材料和供应商进行质量评价，以利于供应商的优化。

第十四条参与采购过程的各相关部门应分工明确、职责分明，相互配合，发挥相互监督的作用，确保公司利益不受损害。

第十五条采购人员应当严格自律，增强法制观念，自觉抵制不正之风。任何人不得私自收受回扣或佣金，虚心接受群众监督。

第二十六条本办法自发布之日起实施。

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